Erfahrungsbericht: Als Designer ein Inkasso-Büro beauftragen – Oder was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Der ganz persönliche Alptraum für viele Designer ist es, wenn ein Kunde nicht zahlt. Auch dann nicht, wenn man mehrfach versucht hat durch Nachfragen und Mahnungen an sein Geld zu kommen. Was soll man dann machen? Auf das Geld verzichten kommt nicht in Frage.

Inkasso-Büros sind darauf spezialisiert offene Gelder professionell einzufordern und Unternehmern dabei zu helfen zu ihren Recht zu kommen. Aber wie läuft so ein Inkasso-Verfahren ab? Was muss man beachten? Und wie kann man als Designer ein Inkasso-Büro beauftragen? Es gibt viele Fragen zu dem Thema.

Annika Lyndgrun ist genau das passiert: Nachdem ihr Kunde partout nicht zahlen wollte, hat sie sich an ein Inkasso-Büro gewendet. Von ihren Erfahrungen und den Tipps, die sie anderen Designern mit auf den Weg geben möchte, handelt dieser Erfahrungsbericht:

Wenn ein Kunde nicht zahlen will

Ich bin Annika, freiberufliche Kommunikationsdesignerin aus Düsseldorf, die ihren Beruf genauso liebt, wie wohl die meisten von euch. Kein Tag ist wie der andere, ich lerne immer neue Kollegen und Kunden kennen, die Aufgaben sind sehr abwechslungsreich und bei fast jedem Auftrag lerne ich noch etwas dazu. Klar ist es zwischendurch anstrengend, wenn man immer soviel Herzblut in seine Projekte steckt. Aber in der Regel honorieren meine Kunden dieses Engagement, mit persönlichem Lob und natürlich auch mit bezahlten Rechnungen.
Jetzt habe ich zum ersten Mal einen Fall, den ich niemanden wünsche. Der Kunde zahlt die ausstehenden Rechnungen nicht und ist auch nicht willens das irgendwann einmal zu tun. So eine Situation kommt unter Freiberuflern öfter vor, als man denkt und ich bin der Meinung, dass man sich auch darüber austauschen sollte. Idealerweise gehen nach meinem Erfahrungsbericht eure Alarmglocken früher an, als es bei mir der Fall war.

Der Kunde

Der Kunde war hier eine Art Designmakler. Er hat keine Angestellten, sondern kauft kreative Leistungen wie meine ein und verkauft sie an seine Kunden weiter. Er übernahm das Projektmanagement und die Kundenakquise, sodass ich – noch recht am Anfang meiner Selbstständigkeit – regelmäßig mit Aufträgen versorgt wurde. Er war ein ehemaliger Geschäftsführer einer renommierten Berliner Branding-Agentur. Seine dominante und oft hysterische Art war für mich und andere Kooperationspartner sehr anstrengend. Aber die Zusammenarbeit war aus fachlichen Gründen trotzdem interessant genug für mich, um sie für eine gewisse Zeit weiterzumachen. Trotzdem habe ich nebenbei meinen eigenen Kundenstamm aufgebaut, der mich im Nachhinein gerettet hat.
Nach etwa anderthalb Jahren wurde die Zusammenarbeit auf persönlicher Ebene immer schwieriger und viele seiner Kooperations- und Geschäftspartner haben sich bereits von ihm getrennt. Nebenbei bekam ich mit, dass er finanzielle Probleme hat. Zu diesem Zeitpunkt habe ich Leistungen im Wert von etwa 2000 Euro erbracht und ein ungutes Gefühl machte sich breit. Bei Telefonaten hielt er mich zwar noch eine Weile hin, aber irgendwann hat er mich nur noch wüst und unsachlich beschimpft.

Was kann ich tun?

Ich brach den Kontakt ab und überlegte zunächst, was ich machen kann. Kampflos aufgeben wollte ich nicht. Es ging mir weniger um die Summe. Die tat zwar weh, aber sie hat mich nicht in existentielle Not gebracht. Es ging vielmehr darum, dass ich mich von so einem durchgedrehten Silberrücken nicht vorführen lassen wollte, dem ich immer deutlich mehr gegeben habe, als in meinen Angeboten stand. Das habe ich spätestens gedacht, als ich auf meine letzte E-Mail eine automatische Urlaubsbenachrichtigung bekommen habe. Der Typ fuhr also mit dem Geld in den Urlaub, das er bei mir noch offen hatte. Auf nette Zahlungserinnerungen konnte ich wohl verzichten.
Bei einer älteren Rechnung über etwa 800 Euro hatte er bereits ein Drittel bezahlt, die andere musste ich noch stellen. Ich sprach zunächst mit dem Mitarbeiter eines Inkasso-Büros, das ich schon vor einiger Zeit prophylaktisch kontaktiert habe und schilderte ihm den Fall. Er empfahl mir möglichst schnell die neue Rechnung zu stellen. Denn wenn jemand im Urlaub ist, kann er möglicherweise der Rechnung nicht rechtzeitig widersprechen, was er innerhalb von 14 Tagen tun muss.

Es wird offiziell

Ich stellte also die letzte Rechnung und schickte sie ihm per Einwurfeinschreiben (wichtig!). Leider war er rechtzeitig aus dem Urlaub zurück, widersprach der Rechnung schriftlich und formulierte, dass die Rechnung so lange gegenstandslos ist, bis ich ein bestätigtes Angebot nachweisen könne. Hier wird es nun interessant: Er hat zwar das entsprechende Angebot nicht schriftlich bestätigt, aber es gibt einschlägigen E-Mail-Verkehr, der so genanntes „kongruentes Verhalten“ nachweist. Das heißt, ich habe ein Angebot per Mail geschickt und daraufhin wurden Layouts und Korrekturen ausgetauscht. Damit gilt das Angebot als bestätigt. Der anderen Rechnung kann er nicht mehr widersprechen, da er bereits einen Teil von ihr gezahlt hat.
Im nächsten Schritt bereitete ich die Unterlagen für das Inkasso-Büro vor, das ich nun endgültig beauftragt habe. Die Kosten für mich als Gläubiger halten sich dabei in Grenzen, da in erster Linie der Schuldner zur Kasse gebeten wird. Der muss die Rechnungssumme plus die Inkasso-Gebühr von 10% der Rechnungssumme an das Inkasso-Unternehmen bezahlen. Im schlimmsten Fall, also wenn der Kunde nicht zahlt, weil er z.B. insolvent ist, zahle ich lediglich 25 Euro pro Mandat, also pro offene Rechnung. Man kann eine laufende Insolvenz übrigens im Handelsregister einsehen. In diesem Fall liegt aber keine Insolvenz vor.

Vorsicht bei der Rechtsform „UG“

Das Inkasso-Büro hat mir auch einen wertvollen Hinweis zur Rechtsform des Kunden gegeben: UG, also Unternehmergesellschaft. Diese Rechtsform funktioniert wie eine GmbH (beschränkte Haftung!) und soll auch langfristig in eine GmbH überführt werden. Leider wird diese Rechtsform von vielen „windigen“ „Geschäftsleuten“ ausgenutzt, da man bei Ihrer Gründung nur einen Euro als Startkapital braucht. Eine weitere Krux hier ist, dass man laut dem Inkasso-Büro dem Inhaber einer UG leider nicht mit einem Schufa-Eintrag drohen kann. Damit ist leider ein Druckmittel für mich weggefallen.
Junge #Selbstständige werden gerne über den Tisch gezogen. – Ein Erfahrungsbericht der #Kommunikationsdesignerin Annika Lyndgrun. @gudrunwegener Klick um zu Tweeten

Wie man sich sonst noch wehren kann

Der Mitarbeiter des Inkasso-Büros berichtete mir, dass über die Hälfte seiner Mandanten EinzelunternehmerINNEN unter 35 Jahren sind. Das hat natürlich spontan ein kämpferisches „Jetzt erst Recht“ aus mir herausprusten lassen.
Dass junge Selbstständige (und diesmal ja auch ich) gerne über den Tisch gezogen werden, ist ja bekannt. Mit dem eindeutigen Geschlechtergefälle habe ich allerdings nicht gerechnet. Aber das wahrscheinlich ein ganz eigenes Thema. Ich entschied mich jedenfalls dazu eine entsprechende Unternehmensbewertung auf „Kununu“ und „Glassdoor“ einzureichen, die auch schon online ist. Damit kann ich vielleicht andere junge Kreative vor einer Zusammenarbeit mit meinem ehemaligen Kunden warnen.

Wie geht es weiter?

Ob ich zusammen mit dem Inkasso-Büro und eventuell weiteren Schritten wie einem gerichtlichen Mahnverfahren erfolgreich sein werde, weiß ich zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Sobald es weiter geht, werde ich wieder berichten. Hier noch noch einmal alle wichtigsten Punkte aus meinen bisherigen Erfahrungen:

1. Dokumentiert alle wichtigen Entscheidungen im Projekt per Mail und lasst sie euch bestätigen und archiviert diese E-Mails nach dem Auftrag an einem sicheren Ort.
2. Lasst euch ein Angebot immer, auch bei noch so vertrauensvoller Zusammenarbeit, wenigstens per Mail bestätigen. Es geht ums Geschäftliche und wer da rummäkelt, sollte sich in euren Augen schon verdächtig machen.
3. Seriöse Inkasso-Büros erkennt ihr daran, dass sie Vertragspartner der Schufa und Mitglied des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. sind
4. Es muss immer ein Fälligkeitsdatum auf einer Rechnung stehen. „Zahlbar innerhalb von zwei Wochen“ ist nicht ausreichend. Mit Fälligkeitsdatum braucht ihr auch nicht mehr zu mahnen.
5. Rechnungen muss innerhalb von 14 Tagen schriftlich widersprochen werden, damit der Einspruch rechtsgültig ist.
6. Wenn euch etwas komisch vorkommt, schaut mal im Handelregister nach diesem Unternehmen. Hier werden laufende Insolvenzen einsehbar.

Der Artikel wurde zuletzt im September 2016 aktualisiert.
Fotocredit Titelbild: Gudrun Wegener